Digitalisierung ist für dich #077- Die größten Irrtümer zum Thema Datensicherung

Digitalisierung ist für dich mit Markus Reitshammer

Es gibt wieder eine neue Episode des Podcasts Digitalisierung ist für Dich, diese Mal haben wir wieder eine neue Episode. Es handelt sich um eine Solofolge zum Thema Datensicherung. Zu diesem Thema gehen viele Irrtümer umher, zu diesen mochten wir dich aufklären, damit du bestens informiert bist. Alle Infos gibt es in der aktuellen Episode, hör also rein! Es bleibt spannend!

Wir haben wieder eine neue Episode vom Podcast „Digitalisierung ist für Dich!“. In dieser Solofolge geht es um die größten Irrtümer zum Thema Datensicherung.

Immer wieder haben wir bei unserer Schwesterfirma PCprivat Anfragen zur Datenrettung von externen Festplatte, auf denen die Datensicherung gemacht wurde.

Auf unsere Rückfrage hin, ob es denn nicht reiche, auf eine andere Festplatte die Daten erneut zu sichern, erfahren wir dann, dass die Daten ja auf die externe Festplatte gesichert wurden, diese externe Festplatte eben nun kaputt ist. Möglicherweise kannst Du gerade nicht folgen, wir zu Beginn auch nicht. Inzwischen wissen wir, dass in solchen Fällen nicht wirklich eine Datensicherung erstellt wurde sondern die Daten ausgelagert, also verschoben wurden.

Wenn wir dann darauf hinweisen, dass man unter Datensicherung das kopieren, also Vervielfältigen der Daten verstehen darf, trifft das bei den Betroffenen meist auf Verständnis – in diesen Fällen allerdings zu spät.

Eine hoffentlich erfolgreiche, jedenfalls kost- und zeitspielige Datenrettung ist erforderlich.

Für mich ein eindeutiges Zeichen, dass noch immer zu wenig über Datensicherung gesprochen wurde. Bitte trägt zur Aufklärung bei!

Ein weiterer Irrtum beläuft sich auf die Erfolgsquote und Einfachheit der Datenrettung. Insbesondere in Beratungsgesprächen zu Erneuerung oder Erweiterung von Backuplösungen werden wir mit der Aussage konfrontiert, dass man die Daten ja eh immer retten könne, das lese man ja auch andauernd, gelöscht ist nicht gelöscht. Wozu also der ganze Aufwand, wenn wir im Falle eines Falles eh alles retten können.

Nun – wir bieten auch Datenrettungen an. Und ja, es ist oft erstaunlich, wie gut Daten gerettet werden können. Doch darf bedacht werden, dass dazu nicht nur ein großer Aufwand und hohe Kosten in Kauf genommen werden müssen. Es gehört auch viel Zeit und eine große Portion Glück dazu, dass auch wirklich alle relevanten Daten wiederhergestellt werden können. Und es gibt sie, die Fälle in denen keine Datenrettung möglich ist – bedenke den Fall eines Diebstahls.

An einer soliden Datensicherungsstrategie und Umsetzung führt also kein Weg vorbei!

Häufig bekommen wir auch zu hören: “Meine Daten sind nicht so wichtig“

Offen gestanden, diese Aussage hat mich stets verwirrt. Wenn die Daten eh nicht so wichtig sind, warum treiben wir dann den ganzen Aufwand, sie erst zu erstellen und zu verarbeiten?
Und nein, diese Aussage stammt nicht nur von Privatpersonen, die damit ihre privaten Bilder gemeint haben, auch seitens Geschäftsführern wurden diese Äußerungen getroffen. Gut, in letzterem Fall wahrscheinlich gezielt in Verhandlungen eingesetzt, um mich zu verwirren. Guter Schachzug – gelungen.

Und doch: Oftmals wird der Schmerz ob des Datenverlustes erst dann spürbar und realisiert, wenn es zum Verlust tatsächlich kommt. Wir haben uns längts an die alltäglichen digitalen Abläufe gewöhnt, und nutzen unsere Daten oft unbewusst. Erst wenn wir keinen Zugriff darauf mehr haben, bemerken wir wie wichtig unsere Daten sind. Sei es im Privaten (die Bilder der aufwachsenden Kinder, Bilder verstorbener Verwandter) wie im beruflichen (die Präsentation vor einem Jahr beim Kunden, die aktuellen Kennzahlen).

Gut, wenn Du diesen Podcast hörst, ist Dir das bestimmt bewusst! Du weist auch, dass es zu gesetzliche Auflagen zur Anfertigung on Backups gibt. Daher meine Bitte an Dich: Trage dazu bei, dass mehr Menschen die Notwendigkeit der Datenscherung bewusst wird!

Ein Irrtum ist es auch, sich auf ein einmal eingerichtetes Backup blind zu vertrauen.

Backups müssen gepflegt und geprüft werden. Die täglichen Backupprotokolle, ganz klar. Allerdings auch die Konfiguration an sich. Sind also alle Datenquellen vom Backup erfasst? Haben wir etwa neue Systeme implementiert und diese im Backupkonzept noch nicht berücksichtigt? Speichern denn alle Nutzer die Daten auch dort, wo es vorgesehen ist (und somit dort wo das Backup greift)?
Ein Apell an alle und im besonderen an unsere Kunden: Wenn unsere Kundenbetreuer mit Euch über die Überprüfung der Backupstrategie sprechen möchten – bitte vereinbart den Termin! Es ist in Eurem Interesse, dass wir gemeinsam regelmäßig diese Konzepte prüfen! Selbstverständlich steht es Euch jederzeit frei, von Euch aus diese Beratung anzufordern!
Und die (noch) nicht Kunden unter Euch: Setzt Euch bitte mit Eurem IT Systemhaus Eures Vertrauens oder Eurer internen IT Zusammen und klärt, ob und wie die Backupstrategien regelmäßig auf ihre Eignung hin überprüft werden!

Zu diesem Thema passt es auch, der nächste Irrtum:

Wir haben eh alles für immer im Backup. Nein, das wäre ein Archiv. Jedes Backupsystem ist so angelegt, dass irgendwann einmal Daten aus dem Backup heraus wachsen. Dieses Thema wurde auch im Rahmen der DSGVO heiß diskutiert. Denn in der DSGVO ist ja sowohl die zuverlässige und sichere Speicherung der Daten gefordert (also auch Backup) als auch die Löschung, wenn der Verwendungszweck erloschen ist (zBsp. Unterlagen abgelehnter Bewerber). Hier geht man im Allgemeinen davon aus, dass das Herauswachsen aus dem Backup ausreicht (bitte prüfen Deine speziellen Einzelfälle auf DSGVO Konformität – das hier ist keine Rechtsberatung!).

Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass ein zu spät entdeckter Datenverlust bedeuten kann, dass die verlorenen Daten auch in der Datensicherung nicht mehr vorhanden sind!

Allzu oft wird der Backuplogik, inklusive dem Punkt, wie lange die Datensicherung zurück reichen soll, zu wenig Augenmerk geschenkt. Beherzige bitte diese Frage! Und nein, diese Frage kann nicht Deine IT Abteilung oder Dein Systemhaus alleine beantworten. Du darfst auf Entscheiderebene festlegen, wie lange die Backups zurück reichen sollen. Deine IT Partner werden dann die dazu passenden Lösungen aufzeigen. Möglicherweise suchst Du sogar nach einer Archivierungslösung – wer weiß!

Zu dem Thema könnten wir noch lange weiter sprechen, doch endlose Aufzählungen verlieren ihre Wirkung finde ich. Deshalb will ich Dir nur noch einen Irrtum mit geben – möglicherweise wurdest Du damit auch schon konfrontiert:

Wir haben unsere Mailpostfächer alle in der Cloud – die brauchen wir nicht mehr im Backup zu berücksichtigen. Oder wir betreiben unsere Server alle in der Cloud, um ein Backup brauchen wir uns nicht zu kümmern.

Das trifft nur selten zu. Besonders im Falle der Mailpostfächer – doch auch bei vielen anderen Cloud Diensten, geht der Kunde davon aus, dass sich der Anbieter um das Backup der Daten kümmert. Ein Blick in die Vertragsbedingungen zeigt meist ein anderes Bild. Da sind wohl Verfügbarkeiten vereinbart, aber meist nur die Verfügbarkeiten des Dienstes – nicht der Daten! Gehen also Daten verloren, ob nun durch den Kunden bzw. die Nutzer verursacht oder durch den Betreiber selbst – die Daten sind nicht Bestandteil der Verfügbarkeitsvereinbarungen – also SLAs.

Abgesehen davon, wer will denn schon zu 100% von einem (oftmals) internationalen Konzern abhängig sein, bei dem man halt eine Kundennummer hat? Oder irgend einem Anbieter? Wäre es denn nicht besser, zumindest ein stück weit die eigenen Daten unter Kontrolle zu haben?

Definitiv! Und im betrieblichen Bereich gehört dies meiner Meinung nach zur kaufmännischen Sorgfaltsplicht dazu, dafür zu sorgen dass man selbst die Hoheit über die eigenen Daten hat.

Daher also mein Apell: Sicher Eure Cloud Daten nach Hause! Ja, das geht, vor allem, wenn Ihr selber noch Infrastruktur habt. Ansonsten würde es ich anbieten, zu einem anderen Anbieter zu sichern Cloud2Cloud Backup nennt man das. Das soll freilich ein Anbieter sein, der unabhängig von Eurem Cloudprovider agiert.

Nun gut – wie gesagt zu dem Thema gibt es noch viel zu sagen, das werde ich auch, in einer der nächsten Folgen.

Und lass mich auch wissen, wenn Du selbst noch Fragen hast, zur Backups oder auch Digitalisierung im Allgemeinen. Lass uns in Kontakt treten.

Die Links dazu findest Du in den Shownotes – und auch in unserer Linkübersicht unter:

www.re-systems.com/linkuebersicht (mit ue statt ü)

Das war es auch schon wieder mit dieser Folge von „Digitalisierung ist für Dich!“ Sei auch bei der nächsten Folge wieder mit dabei, es bleibt spannend!

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